Das wäre doch mal ein Aufhänger für eine neue Fernsehshow: statt das Perfekte Dinner, der Perfekte Dienstplan. Und wenn es nicht klappt, kommt ein Fernsehexperte vorbei und bringt den Laden auf Vordermann. Dass der Dienstplan wichtig für die Planung ist, das wissen wir alle. Niemand wird extra einen Dienstplan schlecht machen. Es gibt einen Plan und es gibt das Leben. Nicht immer passt das zusammen. Ein paar Grundregeln gibt es natürlich und die wollen wir hier einmal auflisten. Die große Schule des Dienstplans, jetzt hier auf GoCareJobs.

Ähnlich wie eine Zeitung bei der Drucklegung ist ein Dienstplan beim Erstellen im Grunde schon nicht mehr gültig, wenn Mitarbeiter krank werden oder neue Klienten aufgenommen werden müssen. Es gibt genug Gründe, warum der Dienstplan kurzfristig geändert werden muss. Der Dienstplan ist interaktiv und mit den neuen technischen Möglichkeiten ist auch zu überlegen, ob man ihn nicht all seinen Mitarbeitern transparent und elektronisch zugänglich machen sollte.

Eines ist klar, ein Dienstplan birgt auch genug Zündstoff, auch wenn das nicht geplant ist.

Urlaub dient der Erholung.

Klarheit wo bist du?

Was ist eine Ausnahmesituation? Mitarbeiter und Leitung sind da naturgemäß unterschiedlicher Meinung. Folgende Szenen sind denkbar und wahrscheinlich an der Tagesordnung

  • Kurzfristige Dienstplanänderung.
    Der Dienstplan wurde gerade erst veröffentlicht, da wird schon ein Mitarbeiter aus seinem „Frei“ zum Dienst bestellt. Das geht nur mit Einverständnis des Mitarbeiters, denn es besteht grundsätzlich kein Weisungs- bzw. Direktionsrecht in der Freizeit. Das Erscheinen des Mitarbeiters ist freiwillig. Wie bekannt sind Ihnen solche Situationen? Gerne hätten wir dazu Statements von Euch!
  • Verpflichtung eines Mitarbeiters wegen Personalmangel aus dem „Frei“.
    Manche Leitungskräfte glauben fest, dass Personalmangel als Notfall zu deklarieen ist, man also den Mitarbeiter zum Dienst verpflichten kann. Auch das ist nicht richtig. Personalmangel ist kein Notfall. Das ist das Betriebsrisiko des Arbeitgebers. Einen Notfall hatten wir vor 2 Jahren, als es im Sommer in Berlin ohne Ende regnete und manche Menschen ihren Betriebsort nicht erreichen konnten. Das Betriebsrisiko ist allein ein Problem des Arbeitgeber. Er kann es nicht an die Mitarbeiter weitergeben. Der Arbeitgeber muss dafür sorgen und zwar rechtzeitig, dass die notwendigen Stellen besetzt werden.
  • Urlaub oder Überstundenabbau wird kurzfristig angemahnt.
    Wenn es einmal weniger zutun gibt, dürfen Mitarbeiter nicht grundsätzlich in den Urlaub geschickt werden. Urlaub dient zur Erholung! Anders verhält es sich mit Überstunden: Überstunden können kurzfristig abgebaut werden. Trotz einer im Dienstplan vermerkten 7 Stunden-Schicht kann der Mitarbeiter schon nach 4 Stunden nachhause geschickt werden, wenn sich 3 Überstunden angesammelt haben.
  • Wurde der Dienstplan rechtzeitig ausgehängt?
    Ein heißes Eisen! Die Diskussionen über die Pflicht, den Dienstplan auszuhängen, düften Sie kennen! Es gibt aber keine gesetzliche Regelung, wann spätestens der Dienstplan publik gemacht werden soll.

Trotzdem: Sorgen Sie – damit sprechen wir die Arbeitgeber an – rechtzeitig für die Bekanntgabe des Dienstplans. Das tut dem Arbeitsklima gut.

Aus der Fürsorgepflicht des Arbeitgebers folgt, dass die Mitarbeiter sowohl ihre Dienstzeiten als auch die Freizeit rechtzeitig erfahren, um ihr Leben planen zu können. In vielen Unternehmen hat sich daher bewährt, den Dienstplan zwei Wochen im Voraus zu veröffentlichen.

Ein verbreitetes Problem: nicht alle Mitarbeiter sind darüber informiert, wie man mit dem Dienstplan umgeht. Was bringt der schönste und am besten durchdachtste Schichtplan, wen ein Mitarbeiter darin herumschmiert und ein Tableau für Schiffeversenken daraus macht.  Die Arbeitsabläufe können so gehörig durcheinader gewürfelt werden, eine Art Pflege-Tsunami nimmt seinen Lauf.

Es gibt Regeln!

Überstunden können auch kurzfristig abgearbeitet werden.

Es gibt verbindliche Regeln für den Umgang mit dem Plan und den muss sich jeder verinnerlichen.
1. Der PDL obliegt die Verantwortung für die Erstellung des Dienstplans. Sie hat dafür zu sorgen, dass er ordnungsgemäß nach Ablauf aufbewahrt wird.

2.  Dienstpläne sind Dokumente. Eintragungen dürfen nicht mit Bleistift durchgeführt werden, sondern nur mit dokumentenechten Stiften. Kein Mitarbeiter ist befugt, darin herumzumalen oder etwas zu überkleben.

3. Der ausgehängte Dienstplan kann nur von der PDL oder ihrer Stellvertretung geändert werden.

4. Der von der PDL unterschriebene und ausgehängte Dienstplan gilt für alleMitarbeiter verbindlich.

5. Tauschbörse geht gar nicht. Nur in Ausnahmefällen, sofern die PDL oder deren Stellvertreter dem zugestimmt hat, kann getauscht werden. Wenn hier nicht strikt dafür gesorgt wird, dass die Dienspläne als Anweisung zu verstehen sind, bricht as Chaos aus. Es ist doch nichts dagegen zu sagen, dass man die Mitarbeiter ernst nimmt und nach Ihren Wünschen befragt, aber die Hierarchie muss geklärt sein im Vorfeld und hat seinen Grund.

6. Gerade weil der Datenschutz immer größer wird, in Zeiten des schnellen Abfotografierens mit dem handy und Verbreiten übe selbiges im Internet, ist es nicht gestattet, den Plan zu kopieren. Die Dienstzeiten der anderen Mitarbeitern dürfen nicht an Dritte weitergegeben werden.

Hinweis: Bei der Qualitätsprüfung durch den MDK wird bei der Ablauforganisation besonderer Wert auf die Gestaltung des Dienstplans gelegt.  Die Frage „Liegen geeignete Dienstpläne fürdie Pflege vor?“ ist der Klassiker.

Vorteile eines perfekten Dienstplans

Immer wieder sehen einige Mitarbeiter keinen Sinn mit dem geforderten Umgang des Dienstplans. Das sei doch übertrieben, sagen sie. Dabei gibt es gute Gründe für den perfekten Umgang mit dem perfekten Dienstplan:

  • Bessere Abrechnung der Zulagen
  • Schnelle Übersicht, wer gerade im Urlaub, krank oder auf einer Fortbildung ist
  • Es bleibt mehr Zeit für die Pflege der Klienten
  • Die Mitarbeiter sind meist happy, weil sie einen guten und sicheren Dienstplan haben, der wirklich nur im Notfall geändert wird. Ansonsten gibt es immer einige Kreative, die es schaffen, jeden Dienstplan durcheinander zu wirbeln.

Wenn der Dienstplan nicht perfekt ist, drohen Ordnungswidrigkeiten. Wir haben hier mal als Rausschmeißer zu unserem Beitrag aufgeführt, was alles abgemahnt wird, wenn der Dienstplan eben nicht perfekt ist.

  • Mitarbeiter dürfen nicht tagsüber, nachts oder an Sonn- und Feiertagen über die Grenzen der zulässigen Arbeitszeit hinaus beschäftigt werden.
  • Ruhepausen müssen mit der vorgeschriebenen Mindestdauer gewährt werden und können nicht entfallen.
  • Die Mindestruhezeit muss gewährt werden, kürzere Ruhezeit müssen ausgeglichen werden.
  • Das Beschäftigungsverbot an Sonn- und Feiertagen muss beachtet werden.
  • Die Beschäftigten dürfen nicht an allen Sonntagen im Jahr beschäftigt werden. Ein Ersatzruhetag muss gewährt werden.
  • Das Gesetz sowie die Rechtsverordnungen, Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen müssen im Betrieb auslegt oder aushängt werden. Hier droht sonst eine maximale Geldbuße von bis zu 2.500 €.
  • Überstunden, also längere Arbeitszeit seiner Beschäftigten müssen mindestens 2 Jahre lang aufbewahrt werden und nachvollziehbar aufnotiert werden.

Bußgelder & Freiheitsstrafe

Wenn ein Arbeitgeber in einem der genannten Beispiele ordnungswidrig handelt, kann er mit einer Geldbuße bis zu 15.000 € bestraft werden. In vielen Fällen wird aber das Unrecht nicht mit einer Geldzahlung abgegolten, sondern es drohen Freiheitsstrafen von bis zu einem Jahr. Der Gesetzgeber vertritt hier die Interessen der Arbeitnehmer und ist vor allem bei Arbeitgebern, die mehrmals die oben genannten Regeln verletzen, unnachgiebig.

Wir von GoCareJobs kommen selbst aus der Pflege und kennen die Notwendigkeit eines perfekten und möglichst wasserdichten Dienstplans zu Genüge. Wir wissen, wie Pflege geht. Und wir wissen, wie wichtig es ist, ein offenes Ohr für die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnenn zu haben.

3 Kommentare

  1. Wie sieht es aus mit der Rufbereitschaft. Beispiel: RB am Samstag und Sonntag. Montag steht frei, aber die RB Sachen müssen ins Büro Montag morgen um 8/00. Dann hab ich doch nicht frei Montag ❓ obwohl frei im Dienst Plan steht (ambulante Pflege!).

  2. Das ist eine interessante Anmerkung. Danke Frau Gramsch. Wir machen das mal zum Thema, brauchen aber noch etwas Zeit zum Nachdenken.

  3. Was wird eigentlich unter dem perfekten Dienstplan verstanden? Für mich wäre es eine Softwarelösung, nach der ich eigentlich suche. Die Übersicht von Schichten sowie auch die Tauschbörse vor Augen zu haben, könnte sowohl dem Personal als auch der Leitung die Organisation des Alltags erleichtern. Wenn aber die Angaben digital mit der Lohnberechnung verbunden werden könnten!

Hinterlasse einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.

*
*